Økonomiplan
Økonomiske prinsipp
Ski IL Fotball har en årlig omsetning større enn 5 mill. og defineres som stort organisasjonsledd i hht. NIFs lov § 2-11. Dette betyr at vi er underlagt regnskapsbestemmelser i regnskapsloven og revisjonsbestemmelser i revisjonsloven – ikke NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser.
Ski IL Fotball har en overordnet økonomistrategi som bygger på at drift og investeringer skal finansieres hovedsakelig gjennom treningsavgift, deltakeravgift på Fotball-SFO og Akademi, sponsoravtaler, tilskudd (offentlig og fra overordnede organisasjonsledd) og inntektsbringende tiltak i form av klubbens egne arrangementer, tiltak og aktiviteter.
Klubben har flere ansatte og har en policy om alltid å ha en buffer tilsvarende fast ansattes årslønn.
I den grad klubben enkelte år har høyere inntekter enn budsjettert på klubbens arrangement eller andre dugnader er klubbens policy at dette skal komme spillere/lagene til gode enten i form av ekstra utstyr eller reduserte deltakeravgift på ulike tiltak.
Budsjett
Klubben utarbeider hvert år budsjett for kommende år. Det budsjetteres på kontonivå, dvs. på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende som i regnskapet og lagt til rette for enkel oppfølging av avvik. Budsjettet baseres på forsiktighetsprinsippet og med bakgrunn i reelle tall fra foregående regnskap og kommende års planlagte aktiviteter og inngåtte avtaler.
Budsjett og regnskap legges på klubbens webside hvert år sammen med årsmøtedokumenter.
Regnskap og økonomistyring
Klubben har daglig leder som jobber med regnskap og oppfølging av budsjett. Daglig leder er ansvarlig for å fremlegge regnskap for styret. Regnskapsoppfølging er fast agenda på styremøter annenhver måned, evt. hver måned hvis behov (månedlige styremøter).
Regnskapet følger kontantprinsippet, dvs. at inntekter og kostnader bokføres i den regnskapsperiode (år) der posten har oppstått. Klubben har engasjert ekstern revisor (fra 2015, LST Revisjon) for revidering av regnskap. Regnskapsåret følger kalenderåret. Klubben har tre medlemmer som utgjør kontrollutvalget.
Lønn/honorarer, skatt, offentlige avgifter, OTP, A-ordning
Klubben har ansatte + ikke-ansatte som mottar honorar og/eller godtgjørelse og forholder seg til gjeldende lovgivning og rutiner for skatt, arbeidsgiveravgift, tjenestepensjon (OTP), forsikringer, utbetaling av lønn/feriepenger m.m. Utbetaling av lønn og evt. annen godtgjørelse eller utgiftsdekning én gang månedlig, i hovedsak den 15. hver måned. Innsending av a-melding til samme tid.
Klubben forholder seg til gjeldende regelverk for mva. Omsetning relatert til spons/profilering er gjenstand for mva-innberetning. Innlevering av omsetningsoppgave 6 terminer pr. år.
Bilgodtgjørelse/reiseregning, refusjon av utgifter
Trenere og evt. andre som i hht. kontrakt har avtale om å få dekket utgifter til kjøring leverer kjørelister på klubbens standard km.-godtgjørelsesskjema. Skjema fås ved henvendelse til daglig leder.
Ferdig utfylt og signert skjema signeres og sendes/leveres til daglig leder som kontrollerer at utbetaling er i hht. avtale. Utbetaling av godtgjørelse skjer på nærmeste lønnsdato som er satt til den 15. i hver måned. Alle krav må fremmes innen 1.12. gjeldende år. Innberetning og evt. skatteplikt etter gjeldende lovgivning.
Ved refusjon av evt. øvrige utgifter sendes bilag elektronisk som beskrevet her. Utgifter refunderes i hht. avtale om hvilke utgifter klubben eller lagene refunderer.
Dommerutbetalinger
Kretsdommere som tilhører klubben sender regning direkte til klubben. Klubbdommere sender regning via eget skjema.
Dommerhonorar (ikke km.-godtgjørelse, kun honorar) danner grunnlag for AGA og innberettes samlet til skattemyndighetene hvert høst etter sesongslutt.
Bruk av bankkonti
Bankkonti disponeres av daglig leder og økonomiansvarlig i styret. Begge godkjenner bankutbetalinger, kun daglig leder har mulighet til å registrere betalinger.
Kontanthåndtering
Bruk av kontanter ble avviklet i 2021.
Betalingsløsninger
Klubben benytter Zettle til betaling i kiosk, klubbshop og på cuper.
I tillegg benyttes Vipps. Vi har 6 ulike Vipps-nr.:
11045 - Klubbshop1411 - Kiosk1412 - Medlemskontingent14183 - Inngang/parkering cuper39235 - Faktura14182 - Lagsdugnad
Regnskapsprogram
Klubben benytter DnB Regnskap. Daglig leder fører regnskapet.
Regningsbetaling
Klubben sine inngående fakturaer og øvrige utbetalinger godkjennes i nettbank av daglig leder og økonomiansvarlig i styret.
Innbetalinger
Innbetalinger gjøres kun til klubbens bankkonti, hovedsakelig klubbens hovedkonto.
Klubben benytter Spond for innbetaling av treningsavgift og medlemskontingent og fotball-sfo/akademi (etter skolen-tilbud) for bedre/enklere kontroll og oppfølging. Betalinger overføres til hhv. hovedkonto og etter skolen-konto i DnB ukentlig.
Lagskonti
Det er ikke tillatt å benytte private bankkonti som lagskasse. Alle klubbens lag har egen bankkonto i regi av klubben. Det er kun daglig leder sammen med styreleder som disponerer kontoene, men lagledere får tilsendt økonomisk status/kontoutskrift på forespørsel.
Alle lagets inntekter og utgifter skal gå via lagets konto. Ved sammenslåing av lag skal deltagende lags lagskonti slås sammen til én konto og følge det sammenslåtte lag videre. Ved avvikling av lag skal konto avsluttes og innestående overføres til klubbens hovedkonto.
Sponsorinntekter/avtaler
Markedsansvarlig i klubben inngår sponsoravtaler på vegne av klubben sentralt. Lagene kan inngå egne sponsoravtaler, men skal ikke foreta oppsøkende virksomhet overfor sponsorer (med mindre dette er godkjent av adm./styret på forhånd). I dette ligger det også at sponsorer bør ha en viss tilknytning til det aktuelle laget.
Enhver sponsor og avtale skal på forhånd skriftlig godkjennes av adm. før avtaleinngåelse.
Det er kun daglig leder som kan signere sponsoravtaler på vegne av klubben/lagene.
Sponsorinntekter lagene selv skaffer tilfaller laget 100% (ingen andel til klubben).
Sponsorer faktureres av klubben og betaler til klubbens hovedkonto. Nettobeløp (dvs. sponsbeløp eks. mva) overføres etter sponsinnbetaling til lagets konto.
Mer info om spons på lagene her.
Dugnadsinntekter
Klubben påtar seg som hovedregel ikke eksterne dugnader for å tjene penger. Det kan likevel forekomme unntak fra regelen, f.eks. hvis det er oppdrag som utløses som følge av forpliktelser overfor sponsorer.
Dugnadsinntekter i klubben er i hovedsak inntekter fra cuper vi arrangerer samt kioskdrift. Inntektene tilfaller klubben i sin helhet, brukes til drift og er ikke øremerket noe.
Når/hvis lag påtar seg dugnad på egen hånd går inntektene uavkortet til laget.
Økonomisk ansvar
Styret i klubben har det hele og fulle økonomiske ansvaret til enhver tid. Det er styret eller de som styret gir fullmakt til som kan inngå avtale på vegne av klubben.
I Ski IL Fotball er det daglig leder og styreleder hver for seg som har prokura og signaturrett. Styret i klubben informeres fortløpende om planlagte avtaler av betydning og inngåtte avtaler.
Styret i Ski IL Fotball ber årsmøtet om følgende fullmakter hvert år:
· Omdisponere inntil 5% av vedtatt budsjett hvis nødvendig/hensiktsmessig
· Benytte evt. ekstraordinære inntekter i løpet av året til ikke budsjetterte utgifter
Forankring
Økonomiplan og praktiske rutiner er forankret og godkjent i styret.